LA EXPERIENCIA DE DIGITALIZAR MI EMPRESA

Debido al confinamiento por el Coronavirus, en mi empresa nos propusimos a digitalizar todos los procesos que estábamos realizando para no tener que parar de trabajar. Pensamos también que seria conveniente, ya que hacíamos el esfuerzo, que pensáramos a largo plazo para que estos cambios se quedaran para el futuro. Es evidente que las herramientas que íbamos a implantar podrían cambiar ya que la tecnología avanza, pero la semilla estaba echada.

Para implantar estos cambios también nos propusimos hacerlo de la manera más barata posible contando con herramientas gratuitas que están a nuestra disposición y aquí os presentamos. Os contamos nuestra experiencia y nuestros errores y, por supuesto, si alguien quiere ponerse en contacto con nosotros que no lo dude.

Para empezar, pensamos cuales eran los aspectos que deberíamos cubrir para tal digitalización y cuales eran las mejores herramientas disponibles:

  1. Vídeo llamadas
  2. Envió de documentos
  3. Mensajería
  4. Digitalización de documentos
  5. Firma digital de documentos
  6. Seguridad de los datos

 

Vídeo llamadas

Para este aspecto decidimos y probamos la herramienta gratuita GOOGLE MEET. Entendimos que el correo Gmail es uno de los más extendidos de los servidores de correo y además gratis. Esta herramienta solo necesita que ambos participantes en la reunión tengan cuenta de Gmail. No es necesario registrarse en ningún otro servicio ni cuenta alguna. Permite la conexión simultanea de hasta 30 personas. No se necesita descargar nada ni registrarse en ningún sitio, simplemente tener (o crearse) una cuenta de gmail.   https://meet.google.com/

 

Envió de documentos

Para enviar ficheros a los clientes nos decidimos por el correo electrónico tradicional (nosotros utilizamos una aplicación propia de gestión para protección de datos (Privacy Driver), aunque para ficheros de gran tamaño optamos por la herramienta Dropbox (https://www.dropbox.com/). Esta nos permite, además de guardar ficheros en la nube, enviar un enlace a un cliente para que acceda a un chichero de gran tamaño y que se lo descargue.

Esta aplicación entrega 5GB de almacenamiento gratis pero si invitas a alguien a que utilice la aplicación le regala 0,5GB adicionales, si alguien quiere utilizarla podría informarnos (https://delegadosdeprotecciondedatos.com/contacto/) y así aumentaríamos nuestra capacidad de almacenamiento.

Con respecto a la protección de datos, esta aplicación guarda los datos fuera de la Unión Europea, por tanto, en caso de guardar datos de carácter personal se considera una “transferencia internacional de datos”, pero dispone del sello de confianza de la Unión Europea por lo que no reviste riesgo su utilización, simplemente indicarlo en el registro de tratamientos.

 

Mensajería

Para que los clientes nos mandaran mensajes y responderlos decidimos tener una mayor gama de posibilidades. Nuestra aplicación de gestión de protección de datos ya dispone de una funcionalidad que cubre este aspecto, pero además añadimos: el correo electrónico tradicional con las cuentas de cada uno en la empresa (el mío: fcarbnell@delegadosdeprotecciondedatos.com ), el formulario de contacto de nuestra página web (https://delegadosdeprotecciondedatos.com/contacto/), un teléfono de Whatsapp (658 928 000) aunque no es la aplicación que más nos gusta, un mismo teléfono para la aplicación de mensajería Signal (658 928 000) recomendada por la Unión Europea por su seguridad y por último un chat en nuestra página web que nos permite recibir las opiniones de los usuarios (clientes o no) y contestarlas en tiempo real.

 

Digitalización de documentos

Para este punto y como teníamos instalada la aplicación Dropbox (https://www.dropbox.com/) en nuestros equipos, decidimos instalarla también en nuestros teléfonos móviles. Esta nos permite (en la pantalla inicial, en el botón “+” de la parte inferior con la leyenda “Crear”) escanear documentos con un acabado increíble. Debemos poner el documento en un fondo de diferente color, pulsamos la tecla “+” y la propia aplicación centrará el contenido del documento. En caso de querer escanear más de un documento, podremos hacerlo pulsando la tecla de “añadir folios” y al finalizar podremos elegir el formato en el que se puede guardar lo escaneado: pdf o fotografía.

Esta aplicación nos permite enviar documentos que tenemos físicamente a través de los medios digitales que disponemos con una calidad digna de cualquier escaner.

 

Firma digital de documentos

Trabajando desde casa necesitábamos tener la posibilidad de firmar documentos y enviarlos firmados a los destinatarios. No era aceptable la posibilidad de firmarlo físicamente y enviar un documento escaneado ya que carece de validez legal. Para ello utilizamos nuestra aplicación propia de gestión para protección de datos (Privacy Driver) que permite dichos envíos con firma digital avanzada (sin necesidad de que el receptor tuviese certificado digital) y que también disponen nuestros clientes al acceder de forma gratuita a nuestra aplicación. Este sistema permite que el documento lo firmen ambas partes, como por ejemplo la concesión de días de vacaciones a un trabajador, etc. Consúltanos.

En el caso de los organismos oficiales que pueden exigir la firma de documentos con certificado digital, elegimos la aplicación gratuita de lector de Pdf “Foxit”. Es sencillísima de utilizar y como digo, permite la inclusión de la firma digital con certificado a cualquier documento que posteriormente queramos mandar o subir a una sede electrónica.

 

Seguridad de los datos

Considerando que el teletrabajo “dispersa” los datos personales por otros espacios como son los domicilios particulares de los empleados, decidimos extremar las precauciones en cuanto a seguridad de la información. Para ello ya dedicamos a esto una entrada en nuestra página web con mucha aceptación por los usuarios: https://delegadosdeprotecciondedatos.com/autonomos/herramientas-de-ciberseguridad-gratuitas/

Os recomendamos la lectura de dicha entrada y la utilización de las herramientas que en ella se indican ya que mejoran sustancialmente la seguridad de los equipos informáticos, así como de los dispositivos externos que pueden ser sustraídos o perdidos.

Creemos que algo se nos habrá pasado, así como que el trabajo diario nos puede requerir de otras herramientas que ahora no utilizamos. Os mantendremos informados de cualquier cambio o incorporación y os pedimos que nos digáis si os han servido como a nosotros. Recordad que si necesitáis cualquier ayuda podéis contactar con nosotros (ver las posibilidades en el apartado  “Mensajería”).

 

2 + 11 =

digitalización

0 comentarios

Enviar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Usamos cookies para brindarle la mejor experiencia en línea. Al aceptar admite el uso de cookies de acuerdo con nuestra política de cookies.

Privacy Settings saved!
Configuracion de Privacidad

Cuando visita un sitio web, puede almacenar o recuperar información en su navegador, principalmente en forma de cookies. Controle sus servicios personales de cookies aquí.

Estas cookies son necesarias para que el sitio web funcione y no se pueden desactivar en nuestros sistemas.

In order to use this website we use the following technically required cookies
  • wordpress_test_cookie
  • wordpress_logged_in_
  • wordpress_sec

Rechazar todos los servicios
Acepto todos los servicios
Abrir chat
¿Hablamos?